A cég megnőtt. A könyvelés nem nőtt vele.
Emelkedett az árbevétel, új tevékenység indult, projektekben dolgoznak vagy külföldre is számláznak – és hirtelen másfajta információra van szükség, mint korábban. A váltás ebből következik, nem abból, hogy a jelenlegi könyvelő rosszul dolgozik.
Ezen az oldalon: mi történik az adatokkal, mennyi ideig tart az átállás, mit kell Önnek intéznie, és mikor kell felmondania, ha január 1-jén szeretne új könyvelővel kezdeni.
Legtöbbször nem hibáról van szó
A váltás ritkán azért merül fel, mert a jelenlegi könyvelő rosszul dolgozik. Sokkal gyakrabban azért, mert a cég közben megnőtt, és olyan információra lenne szükség, amit a korábbi működés nem ad meg.
Ha viszont a jobb oldali jelekből több is igaz, az már nem méretkérdés, hanem kockázat.
Kinőtte a jelenlegi működést, ha…
Itt már nem érdemes várni
Öt lépés, és mennyi ideig tart
A tényleges átfutás a felmondási időtől, az átadott anyag teljességétől és a könyvelés összetettségétől függ.
Beszélgetés
Átnézzük, mi hiányzik a jelenlegi működésből, és mit várna el. Írásos ajánlatot adunk.
1 óraFelmondás
Ön mondja fel a jelenlegi szerződést. Segítünk az időzítésben, hogy ne maradjon fedetlen időszak.
a szerződése szerintSzerződés nálunk
Ügyfél-átvilágítás, megbízási szerződés, adatfeldolgozási megállapodás és a meghatalmazások.
2–3 munkanapAdatátvétel
Átvesszük a nyitó adatokat, ellenőrizzük az egyezőséget, és jelezzük, ha hiányt találunk.
1–3 hétIndulás
Beállítjuk a digitális bizonylatátadást, és elindul a rendes havi működés.
az első hónaptólAz átállás időtartama elsősorban a felmondási időtől, az átadott anyag teljességétől és a könyvelés összetettségétől függ. Az előkészítés már a felmondási idő alatt megkezdhető, így a váltás megfelelő együttműködés esetén folyamatosan megszervezhető.
Mi történik az adatokkal?
A könyvelőváltáskor biztosítani kell, hogy a könyvelés folytatásához szükséges iratok, nyilvántartások és nyitó adatok rendelkezésre álljanak. Már az átállás elején tételesen megmondjuk, mire lesz szükség.
Azt is megmondjuk előre, hol szokott elakadni az átadás – ezek a jobb oldali dobozban vannak.
Amit az átadásnál kérünk
Az átvett adatokat egyeztetjük, és írásban jelezzük, ha eltérést vagy hiányt találunk. Ez nem a korábbi iroda minősítése, hanem a nyitó adatok alátámasztása – ezért felelünk mi is.
Két dolog, amit előre tudnia kell
1. Rendezze a tartozását a korábbi irodánál. A könyvelő a Ptk. alapján törvényes zálogjogot gyakorolhat a birtokában lévő iratokon, és azokat a tartozás kiegyenlítéséig visszatarthatja. Ez a leggyakoribb oka annak, hogy egy átállás elakad. Ugyanez a szabály vonatkozik ránk is.
2. Év közbeni váltásnál tisztázni kell, ki zárja az évet. A korábbi irodát a szerződése alapján rendszerint nem kötelezi az érintett üzleti év lezárása, ha a megbízás év közben szűnik meg. Ha ez nincs kimondva, a zárás a mi feladatunk lesz – ezt előre beáraztuk az ajánlatba, hogy ne érje meglepetés.
Négy dolog, a többit mi intézzük
Év közben is lehet váltani?
Lehet. A legegyszerűbb a fordulónapon váltani, mert akkor tiszta nyitó adatokkal indulunk. Év közben is megoldható, csak több egyeztetéssel és a zárás kérdésének rendezésével jár.
Kell nekem beszélnem a régi könyvelővel?
A felmondást Önnek kell megtennie, az adatátvételt viszont közvetlenül intézzük. Ehhez elég, ha bemutat minket és jelzi, hogy velünk egyeztethetnek.
Mi van, ha hiányos az átadott anyag?
Írásban jelezzük, mi hiányzik, és megmondjuk, mi pótolható a bevallásokból, a bankból vagy a partnerektől. Ha ez érdemi többletmunkát jelent, előre megmondjuk a díját – nem utólag számlázzuk ki.
Leáll a működés az átállás alatt?
Nem. A felmondási idő alatt még a korábbi iroda könyvel és adja be a bevallásokat, mi közben a nyitó adatokat készítjük elő. Az átvétel napja után folyamatosan visszük tovább.
Mikor kell felmondania?
A felmondási időt a saját könyvelési szerződése határozza meg – ezt érdemes elsőként megnézni. A váltás ütemezését ehhez igazítjuk.
Nézze meg a saját szerződésében – ez az egyetlen szám, ami valóban határidő ebben a folyamatban.
Tájékoztató számítás. A pontos dátumot a saját szerződése határozza meg – több szerződés a hónap utolsó napjára szóló felmondást ír elő, ami további napokat jelenthet.
Nem kell megvárnia a felmondást ahhoz, hogy beszéljünk. Az átállás előkészítése – adatkérés, nyitó adatok, szoftverkérdések – a felmondási idő alatt is futhat.
Könyvelőváltási dokumentumlista – mit kell átadnia a régi könyvelőnek?
Tételes lista arról, milyen iratokat és nyilvántartásokat kell megkapnia a váltáskor, és mi az, aminek a hiánya később problémát okoz.
Bizonytalan benne, hogy érdemes-e váltani?
Egy beszélgetésen kiderül, hogy a jelenlegi működés még elég-e, vagy már hátráltat. Ha marad a mostani könyvelőjénél, azt is megmondjuk.